but-login-topbut-trial-top
Колибри ERP
Share on Facebook

В02: Как ERP системата може да допринесе полза и да усъвършенства бизнес процесите във фирмата?

Отговор

Най-добрият начин да се покаже, че ERP системата ще допринесе ползи, е да се докаже, че ще се усъвършенства и подобри бизнес процесът, започващ с вземането на клиентската поръчка, която се преобразува по-късно във фактура и по-нататък - в приходи. Перфектната поддръжка на този важен бизнес процес (и на подобните на него) се основава на използването на ERP система, поради което тя се нарича основна или поддържаща (back-office) система. Тя не е призвана да поддържа първите етапи на процесите на продажби и свързването и маркетирането на клиентите (макар, че някои ERP доставчици имат вече създадени CRM (Customer RelationShip Management) системи за тази цел). По-скоро ERP системата взема поръчката от клиента и осигурява софтуерна последователност от автоматизирани операции (най-често на преобразуване на информация), които обаче са различни от стъпките на самия процес на реализирането на една клиентска поръчка. Например, когато търговският представител въведе поръчка от клиент в ERP системата, той има цялата информация, за да завърши тази поръчка (кредитен рейтинг на клиента или друга история от финансовия модул; програма за експедициите и/или програма за доставките от логистичния модул и т.н.).

Служителите от различни отдели виждат една и съща информация и могат да я променят. Когато един отдел завърши работата си с дадена поръчка, то тя автоматично е вече в обсега на действие на следващия отдел. За да откриете къде се намира дадена поръчка, е достатъчно да се логнете към ERP системата и да я проследите. Всяка поръчка върви през едни и същи процеси, в една система и всичко става лесно и автоматизирано, без да се налага клиентът да чака или да бъде прехвърлян към други хора от фирмата. Тъй като потокът на информацията е един, то отпадат грешките от предаване на информация и повторното й въвеждане. ERP системата може да приложи тази магическа схема и към други процеси като финасови анализи и отчетност, преразпределение на наличностите по складовете и др.

Това поне е мечтата за ERP. Реалността е малко по-груба.

Нека се върнем към началото. Процесът на информационна поддръжка не е бил ефективен, но е бил доста опростен. Финансовият отдел си вършел работата, складовата база също и ако е имало нещо нередно извън границите на отдела - това вече е проблем на някой друг. Нищо повече. С ERP търговските представители не са вече само машинописци, които записват името и адреса на някого в компютъра и завършват процеса след натискане на клавиша Enter. ERP системата ги прави вече бизнесхора. Те имат информация за кредитния рейтинг от финансовия отдел, но в същото време знаят какво е състоянието в складовете на фирмата. Могат да си отговорят на въпроси като: Лоялен ли е този клиент, т.е. плаща ли си задълженията както е договорено? Ще бъде ли възможно да се експедира поръчаното в уговорените срокове? Търговския агент или представител могат да вземе вече решения, които преди никога не са му били по силите. И не само търговските представители са с такива нови възможности. Складовите отговорници, вместо да знаят всичко в главата си (много често в изкривен вид) или да се ровят или пишат купчини документи, сега е достатъчно да предоставят тяхната информация в системата, както се казва online. Ако не го направят обаче, търговците ще имат неточна информация за наличностите и естествено ще подведат своите клиенти, а може да провалят и някои сделки. Отчетността, отговорностите и комуникацията, никога преди не са били тествани и използвани, както в средата на ERP.

Хората обичат постоянството в нещата, но ERP изисква от тях да променят начина си работа. Ето защо е трудно да се оцени какво допринася ERP или какво ще допринесе в бизнеса на фирмата. По важното в случая, не е смяната на софтуера с нов, а промяната на начина на вършене на дейностите във фирмата. Ако вашата цел при използване на ERP е да усъвършенствате процесите например на приемане и управление на поръчките, на производство, експедиране, контрол на плащанията и т.н., вие ще получите ползи от софтуера. Ако ERP софтуерът просто се инсталира без да се промени начина на работа на хората, никакви ползи не могат да се очакват, напротив, новият софтуер ще допринесе затруднения и загуби, т.к. старият софтуер, който всички познават добре, се сменя с нов, който никой не владее.

Категория

 
 
2009 Copyright EDA Ltd. All right reserved Web design EDA Ltd., 2009